SUPERBASE PROFESSIONAL

• Ofis programları
• Kurslar ve dersler

PROFESSIONAL

Merhaba... Mutlu bir yeni yıl dileyerek Superbase Professional tanıtımlarına devam ediyoruz. Hatırlarsanız, geçen ay Process menüdeki seçenekleri incelemeyi sürdürmüştük. Bu ay aynı menüdeki MAIL MERGE seçeneği ile Process Menü tanıtımlarına devam edeceğiz.

PROCESS MAIL MERGE Çeşitli makinalarda database programlarını kullanmış ya da görmüş olanlarınız varsa, Mail Merge seçeneğinin sağladığı kolaylığı bilirler. Ama biz önce, seçeneği tanımayanlar için kısaca Mail Merge nedir ve ne için kullanılır açıklayalım.

Mail Merge, yazılmış bir mektubu kayıtlı bir database'deki kayıtların tümü veya bir kısmı için tek tek dökmek demektir. Özellikle resmi yazışmalarda çok yararlı olan bu seçenek, tüm adreslere tek tek aynı mektubu yazma hamallığını ortadan kaldırıyor. Mektup, Text Editör kısmında aynı formda hazırlanır, ancak isim ve adresler bir mailing listesi olarak tutulan Superbase dosyasından alınır. Yani Mail Merge işleminde ihtiyacınız olan iki şey var:

. Mektubun gönderileceği isim ve adresler ile birleştirilecek bir mektup formu.

. Mektup gönderilecek tüm isim ve adresleri içeren kaynak database dosyası.

İsterseniz önce mektup formu yaratmaktan başlayarak MAIL MERGE seçeneğini inceleyelim.

Mektup Formu Yaratmak:

Bir mektup formu yaratmak için Superbase Professional'in Text Editörünü kullanacağız. Unutmadan, Superbase Personal versiyonunda Text Editör yoktur. Bir mektup formu yaratmaya geçmeden önce, Superbase'in Text Editörünü tanımamız daha uygun olacak değil mi?

TEXT EDİTÖR: Mail Merge uygulamaları için mektup formları yaratmak dışında, database kayıtları ile ilgili uzun yazılar yazıp bir external dosya gibi kullanılmak üzere saklamaya olanak sağlar. Yazı, kısacık bir not olabileceği gibi rapor uzunluğunda bir mektup da olabilir. Tabii ki bir kelime işlem programı yerine kullanılamaz ve bir kelime işlem programındaki tüm özellikleri burada göremezsiniz.

Text Editör penceresi, Project Menüden Text seçimini yaptığınızda ekranın sağ yarısında açılır. Bu pencerede istediğiniz yazıyı girip editleme imkanınız var. Text Editör penceresini açtığınızda, başlık çubuğundaki Superbase menüleri yerlerini Text Editör menülerine bırakır. Database penceresi o anki aktif kayıtı gösterir, ancak kayıt aktif değildir. Mouse işaretçisi ile burada klik yaparsanız, pencere tekrar aktif olur ve normal database menüsü geri döner. Bu şekilde sürekli olarak pencere-

MAHMURE ÜNYELİ ler arası geçiş yapma imkanınız her zaman var.

Çok uzun bir doküman yazdığınızda, text penceresi bunun ancak bir kısmını görüntüleyebilir. Pencere kenarlarındaki kaydırma çubukları ile (tıpkı normal pencerelerde olduğu gibi) pencerenin istediğiniz kısımlarını görebilirsiniz. Yazılabilecek maksimum text uzunluğu, 240 karakterdir.

Pencereyi ekran boyunda büyütmek isterseniz, kullanabileceğiniz iki yol var:

. Birincisi, pencereyi öne ve arkaya alma kutucuklarının yanındaki baklava şekilli kutuyu kliklersiniz.

. İkincisi, başlık çubuğu ile pencereyi sol kenara yapıştırarak, sağ alt köşedeki büyütme kutusu ile pencereyi ekran boyuna getirmek.

Pencere işlemleri, biraz yukarıda söz ettiğimiz gibi, normal Workbench pencereleri ile aynı. Pencereyi kapatmak için de, ya kapatma kutusunu işaretliyor ya da Project menüden (tabii, text penceresi aktif iken) Quit seçimini yapıyorsunuz. Pencere kapatıldığında, yazılı olan text bellekten kaybolmaz. Pencereyi tekrar açarsanız, yazı pencereye yerleşir. Project menüdeki Close seçeneği de pencereyi kapatır, ancak yazıyı bellekten siler. Yalnızca pencereyi kapatmak istiyorsanız, bu seçeneği kullanmamalısınız.

Text Editör Menüleri:

PROJECT MENÜ:

NEW: Bellekten mevcut text'i temizler, yeni bir text dosyası yaratır.

OPEN: Disketten text editör içine bir yazı dosyası yükler. O anda pencerede bir yazı varsa, yeni dosya yazısı eskisi ile değişir.

CLOSE: Text penceresini kapatır ve belleği temizler.

SAVE: Yazıyı bir text dosyası olarak diskete kaydeder. Verilen ismin sonuna ".sbt" uzantısı eklenir.

REMOVE: Disketten bir yazı dosyasını siler.

PRINT: Text Editor'de hazırlanmış bellekteki bir yazı dosyasını printer'dan çıktı alma seçeneğidir.

QUIT: Text Editör penceresini kapatarak database penceresine geri döner. O anki text dosyası bellekten silinmez.

EDIT MENÜ: Yazılan text üzerinde düzeltme ve değişiklikler yapmak için kullanılan seçenekleri içeren menüdür.

DELETE LINE: Kursor'un bulunduğu satırı siler.

INSERT LINE: Kursor'un bulunduğu satırın altında yeni bir boş satır açar.

MARK BLOCK: Çeşitli işlemlerin yapılacağı yazı bloğu için işaret koyma seçeneğidir. Önce bloğun başlangıç noktası tıklanarak Mark Block seçilir. Sonra da bloğun bitiş noktası yine tıklanarak işaretlendikten sonra Mark Block seçimi tekrarlanır. İşlem tamamlandığında blok beyaz bir çubukla kaplanır. Aynı işlem mouse ile de yapılabilir.

CLEAR BLOCK: Blok işaretlerini iptal eder.

CUT: İşaretlenen bloğu kesip clipboard adı verilen tampon bölgeye atar.

COPY: İşaretlenen bloğu bulunduğu yerden silmeden clipboard adı verilen tampon bölgeye bir kopyasını atar.

PASTE: Cut ya da Copy işlemi ile clipboard'a konulan yazı bloğunu kursor pozisyonundan itibaren araya ilave eder. İşlemi yapmadan önce kursor'un yerinin mutlaka ayarlanması gerektiğini unutmayın.

STYLE MENÜ: Değişik yazı stilleri kullanmak istediğinizde kullanılacak seçenekler bu başlık altında sıralanırlar. Stilleri tek tek kullanabileceğiniz gibi, birkaçını bir arada değişik kombinasyonlarla da kullanabilirsiniz.

PLAIN: Normal, düz yazı BOLD: Kalın yazı UNDERLINE: Altı çizili yazı İTALİK: Yana eğik yazı

OPTIONS MENÜ:

RULER: Text Editör penceresinin en üst satırına tab pozisyonlarını belirten bir ölçek satırı yerleştirir.

INSERT: Yazıda değişiklik yaparken, araya ilave yapılırken, girilen karakter dizininin altta kalan karakterleri silerek üzerine yazılmasını engelleyen moddur. Seçili durumda iken, yazdığınız karakterler yandaki karakterleri iter.

HELP: Yazı üzerinde değişiklik yaparken, kullanılabilecek CTRL (A) - tuş kombinasyonlarını listeleyen bir pencere görüntüler. Bu tuş kombinasyonları aşağıda listelenmiştir:

^B Kursor yazının başlangıcına ^W Kursor'un sağından bir kelimeyi silme ^E Kursor'un bulunduğu satırı, kursor pozisyonundan itibaren silme ^N Kursor'un bulunduğu satırın altında bir boş satır açma ^S Kursor'un bulunduğu satırın üzerinde bir boş satır açma ^F Paragrafı yeniden formatlama ^G Kursor yazının sonuna ^D Kursor satırını siler, alttaki satırlar bir satır yukarı çıkar. ^X Kursor'un bulunduğu satır silinir, satır boş olarak kalır. ^V Insert modunu ON/OFF yapma ^A Satırlardaki yazıları birleştirerek yeni satırlar açma ^U Son yapılan işlemi iptal etme Yazı Girişi:

Yazı, sadece ekrandaki Text Editör penceresine yazılabilir. Kursor, pencere ilk açıldığında sol üst köşeye yerleşir. Ancak pencere aktif durumda değilse, kursor'u yerleştirmek için pencereyi tıklamalısınız. Pencere aktif iken yazı girişine hazırdır. Artık her yazdığınızı pencerede görebilirsiniz.

Text Editör penceresinde, sağ marjin 5 ve sol marjin 75 olarak tanımlanmıştır. Tanımlı satır uzunluğu dolduğunda, yazılanlar otomatik olarak bir alt satıra geçerek oradan devam eder. RETURN tuşuna bastığınız her satır paragraf sonu olarak kabul edilir ve Text Editör bu satırların sağ taraflarına paragraf sonunu gösteren bir kare yerleştirir.

Kursor Hareketi:

Kursor, Text Editör penceresinin çeşitli kısımlarına oynatılabilir. Ok tuşları, kursor'u basılan yöne doğru sadece bir karakter sağa ya da sola; aynı kolonda yukarı veya aşağı hareket ettirir. Daha uzun kursor hareketleri için, aşağıdaki tuş kombinasyonlarını kullanabilirsiniz: ^B Kursor yazının ilk satırına ^G Kursor yazının son satırına SHIFT + SAĞ OK Kursor bulunduğu satırın ilk karakterine SHIFT + SOL OK Kursor bulunduğu satırın son karakterine TAB Kursor 8 karakter sağa SHIFT + TAB Kursor 8 karakter sola

Text Formatlama:

Doküman formatını kontrol için, Options menüdeki Ruler seçeneği ile pencerenin ilk satırına yerleşen ölçek satırı kullanılır. Sol marjin belirten ve 5. karaktere yerleşmiş olan küçüktür işareti şeklindeki tab işaretçisi ile 75. karakterdeki sağ marjin belirten büyüktür işareti ölçek satırı üzerinde yerini almıştır. Sağ ve sol marjin ayarlamalarını yeniden yapmak için, istenen yeri mouse işaretçisi ile kliklemek yeterlidir. Editör, kliklenen pozisyona en yakın marjin işaretini bu yeni pozisyona getirecektir. Yazının farklı paragraflarının, farklı marjinler kullanmasını istiyorsanız, her paragraf için tek tek ayarlama yapmanız gerekir. Bunun için, öncelikle marjin ayarlaması yapılacak kısımlar mutlaka ayrı bir paragraf olmalıdır. Kursor, yeni marjin ayarlaması yapılacak paragrafın başına yerleştirilip ölçek üzerinde ayarlama yapıldığında, sadece ilgili paragrafın marjinlerinin değiştiğini göreceksiniz.

Evet, yazıyı istediğiniz format ve stilde girdikten sonra, bunu bir yazı dosyası olarak Project menüsündeki Save seçeneği ile kaydetmelisiniz. Save seçeneği ile ekrana dosya ismini girmenizi isteyen bir pencere açılır. Yazınıza vereceğiniz ismi buraya girerek diskete kaydedebilirsiniz. Superbase, vereceğiniz isim sonuna .sbt uzantısını otomatik olarak ekleyerek diskete kaydeder. Yazı dosyası kullanılmak üzere yükleneceği zaman aynı menüdeki Open seçeneği kullanılır ve çıkan pencereden istenen dosya seçilerek yüklenebilir.

Bellekteki bir dosya ile disketteki yeni bir dosyayı birleştirmek de mümkün, ancak yolu biraz farklı. Birinci yazı dosyası bellekte hazır durumda iken, Superbase'in son menü başlığı olan Program altındaki Command seçeneği ile çıkan komut satırına aşağıdaki komut girilir:

LOAD TEXT "dosya ismi",APPEND

Bu komutla, Editör penceresine birinci dosya ile eklenen ikinci dosya arka arkaya eklenerek görüntülenecektir.

Başka bir kelime işlem programında yazılmış bir text Superbase Text Editör içinden okunabilir mi? Superbase'in text dosyalarını kaydederken isim sonuna ".sbt" uzantısı eklediğinden söz etmiştik. Superbase'in Text Editor'ü isminin sonunda bu uzantı bulunmayan dosyaları yüklemez. Ancak sistemde ya da yardımcı bir program içinden dosya ismini değiştirip sonuna .sbt uzantısı ekleyerek yazı dosyasının okunmasını sağlayabilirsiniz.

Text Editör kullanımı diğer kelime işlem programlarına çok benziyor ve oldukça kolay değil mi? İşte mektup formlarınızı bu program içinde yaratıyor ve Mail Merge için kullanıyor ve Mail Merge için kullanacağınız kaynak dosyayı elde etmiş oluyorsunuz. Artık sıra geldi Mail Merge'e.

MAİL MERGE İÇİN BİR MEK-

TUP FORMU HAZIRLAMAK:

Mail Merge'de kullanılacak mektup formunun gereken alan isimlerini içermesi gereklidir. İsterseniz işlemi adım adım açıklayalım:

. Text Editör penceresini açın. . İsim ve adresleri tuttuğunuz Superbase dosyasını açın.

. Şimdi, mektubun gereken kısımlarında database kayıtlarının kullanılacak alanlarının isimlerinin girilmesi gerekiyor. Alan isimleri mektubun gireceği satırına, başlangıç ve bitişine & karakteri konularak belirtilirler. Bu, Superbase'e alandaki bilginin printer'a gönderileceğini belirtir.

Diyelim ki, mektubun başlangıcına adres bilgilerinin, altına ise hitap kısmının ve ismin yazılmasını istiyorsunuz. Text dosyasında bunu belirtmenin yolu şudur (database dosyasındaki alan isimlerine bağlı olarak):

12/10/1990

&ADRES1& 
&ADRES2& 
&KOD& 
&ŞEHİR&

Sayın &ADI VE SOYADI&,

25/11/1990 tarihinde düzenlemiş olduğumuz ................

Bu tanımlamalardan sonra işlem başlatıldığında, Superbase birinci kayıttan başlayarak filtre konulmamışsa tüm kayıtlar için aynı mektubu, her birinin kendi isim ve adreslerini kullanarak tek tek printer'dan dökmeye başlayacaktır.

Mektupta tarih bilgisinin sistem tarihinden alınmasını isterseniz, tarihi doğrudan yazmak yerine, &TODAY& komutunu da yazabilirsiniz.

. Mektup tamamlanır ve kaydedilir.

Mektuptaki bazı kısımların yazı stilini değiştirmek isterseniz; Text penceresinde & ayırıcısı ile alan ismini istediğiniz stilde belirtmelisiniz. Database kayıtlarından iki bilgiyi yan yana kullanacağınız zaman, aralarında boşluk kalmasını isteyebilirsiniz. Bu durumda alan isminden sonra & karakteri ile kapatmadan önce gereken miktarda eksi işareti (-) koymalısınız.

Diğer Mail Merge uygulamalarına gelince. Örneğin, mektubun kalanı içinde yine database dosyasında tuttuğunuz bazı alanlardaki bilgileri kullanmanız gerekebilir. Örneğin Müşteriler dosyasındaki kayıtlara hesap bakiyesi ile ilgili bir mektup yazdığınızı düşünelim. Mektup içerisinde son hesap bakiyesini kullanmanız gerekecektir. Mektup içinde de alan kullanımı aynı. Bilginin cümle içinde gireceği yere, yine & belirteçleri içinde alan ismini yazıp cümleyi tamamlıyorsunuz:

Sayın &ADI VE SOYADI&

30/10/1990 itibarıyla borç bakiyeniz &BAKİYE& TL'dır. Bilgilerinize sunulur.

Mail Merge işleminde birden fazla dosya ile çalışmak da mümkün. Tıpkı diğer Superbase işlemlerinde olduğu gibi istenen alanlar, istenen dosyalar içinden seçilerek kullanılabilir. Yukarıdaki örnekte isim ve adreslerin Adresler dosyasında, hesapların ise Müşteriler dosyasında tutulduğunu varsayarsak; gereken alan isimlerinin yanına alınacağı database dosyasının ismini uzantı olarak girmelisiniz:

Sayın &ADI VE SOYADI.Adresler& 30/10/1990 itibarıyla borç bakiyeniz &BAKİYE.Müşteriler& TL'dır. Bilgilerinize sunulur.

Aynı alan mektup içerisinde istenildiği kadar tekrarlanabilir.

Mail Merge'ü Çalıştırma: . Printer'ı açarak çıkış almaya hazır duruma getirin.

. Mektup formunu hazırladıktan sonra (ya da önceden kaydetmiş olduğunuz bir text dosyasını açtıktan sonra), gereken database dosyalarını da açın.

. Database penceresini klikleyerek aktif hale getirin.

. Process menüden Mail Merge'ü seçin.

Bu seçimle ekrana Mail Merge filtre diyalog penceresi açılacaktır. Bu filtre penceresi de diğer filtreler ile aynıdır. Kayıtların filtreleneceği bir koşul belirtecekseniz yazarak mektubu sadece koşula uyan kayıtlar için dökebilirsiniz.

. Koşul belirterek ya da belirtmeksizin OK düğmesini kliklerseniz, printer çıkışını onaylamanız için yeni bir pencere açılır. Bu pencereye de olumlu cevap verip Mail Merge işlemini başlatabilirsiniz.

Bu adımlardan sonra, database kayıt sırasına uygun olarak aynı mektup tüm kayıtlar için dökülür. Deneyin, yararlı olduğunu göreceksiniz.

PROCESS LABELS Bu seçenek ile adresleri etiket olarak printer'dan çıkartabilirsiniz. Printer kağıdı olarak genellikle standart etiket formları kullanılır ve tanımlı değerler bunlardır.

Etiketler için de standart filtreler kullanılır. Yalnızca o an açık olan dosyanın, açık olan alanlarındaki bilgileri etiket olarak dökülebilir.

PROCESS LABELS KULLANIMI: Process menüden Labels seçildiğinde Superbase Labels Filter diyalog penceresini görüntüler. Kullanımı normal filtre pencereleri ile aynı olan bu pencerede; kayıtların sadece bir bölümünü etiket olarak dökmek istiyorsanız, gereken şartı belirtebilirsiniz. Koşulu belirtip ya da koşul koymadan OK ile filtre penceresini kapatıp etiket tanımlamalarını yapabileceğiniz "Label definition" (Etiket tanımlama) penceresine geçebilirsiniz. Bu tanımlama penceresi, 3 bölümden oluşur: Panelin solunda etiketin bir satırında yer alacak alan sayısını belirtebilirsiniz. Panelin sağındaki kutular boyutları ve diğer parametreleri ayarlamak için kullanılır. Panelin altında ise OK ve Cancel dışında fazladan kontrol düğmelerini içeren bölüm bulunur Fields Per Line Bölümü: Superbase etiket dökümünde açık alanların sırasını kullanır. Bir satırda 1'den 4'e kadar farklı alan bilgisi yazılabilir. Bu işlem için şu sırayı takip etmelisiniz:

. İstediğiniz satır kutusuna klik yaparak seçin. Bu on etiket satırından biri olabilir. . Panelin sağ tarafının altında bulunan Increase (arttır) ve Decrease (azalt) düğmelerini kullanarak, satırda kaç alan olmasını istiyorsanız, o sayıya getirin.

Şimdi aşağıdaki örneği incelerseniz, konuyu daha kolay anlayacaksınız: Açık alan listesi Aktif etiket formatı BAY/BAYAN BAY/BAYAN,ADI,SOYADI ADI ADRESİ SOYADI ADRES2 ADRESİ KOD,ŞEHİR ADRES2 KOD ŞEHİR

Etiketinizde, açık alanların bu sırayla basılmasını istiyorsunuz. Bu 1. satırda 3, 2 ve 3. satırlarda 1, 4. satırda ise 2 alan olması demektir. Bu durumda Fields Per Line bölümündeki bilgiler aşağıdaki gibi olacaktır:

Line 1 3
Line 2 1
Line 3 1
Line 4 2
Line 5 0
Line 6 0
Line 7 0
Line 8 0
Line 9 0
Line 
0

Superbase, otomatik olarak bir satırda bulunan birden fazla alan arasına bir boşluk koyar.

Label Dimension Bölümü: Dosya parametrelerindeki tanımlı seti değiştirmek için kullanılır. Yeni bir etiket formatı tanımladıktan sonra kaydedebilirsiniz. Bunun için, Set menüdeki Options kalemini seçin ve OK düğmesini klikleyin.

First Label Margin: Bu seçenek, etiketin basılacağı sol başlangıç pozisyonunu belirlemek için kullanılır.

Standart etiket formlarında bir satırda yanyana iki etiket bulunur. Bu nedenle Superbase'de iki etikete göre tanımlama yapılmıştır. Marjin ayarlamaları da iki etikete göre yapıldığından, marjin ayarlamalarında fazla değişiklik yapılmaz. İlk etiket marjinini arttırmak için, ikinci etiketin başlangıç marjini ile sınırlısınız. Yani ilk etiket 1. kolondan başlayarak 30. kolona kadar yazılır; ikinci etiket ise 35. kolondan başlar. Bu mantıkla birinci etiketin başlangıç marjinini, başka hiçbir şeyi değiştirmeden ancak 5 yapabilirsiniz. Tabii etiket uzunluğunu belirten "Label text width" kutusundaki 30 karakter uzunluğu kısaltarak sol marjini o oranda artırmanız mümkün.

Label Text Width: Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, etiket karakter uzunluğunun ayarlandığı bölümdür. İkinci etiket başlangıç marjinini artırmadıkça, uzunluğu 5 karakterden fazla artıramazsınız.

Second Label Margin: İkinci etiket için belirlenen sol başlangıç marjini ayarıdır. Superbase, birinci etiket ile ikinci etiketin, biraz önce de bahsettiğimiz gibi üstüste gelmesine izin vermez.

First Line, Next Label: İkinci etiket ile birinci etiket arasında bırakılacak boşluğu tespit etmek için kullanılır.

Copies Per Label: Bir etiket yazımının kaç kez tekrarlanacağı belirlenir. Bir etiket 99 kez yazdırılabilir.

Labels Per Line: Aynı sırada yazılacak etiket sayısı belirlenir. Bu sayı 1 ile 4 arasında bir sayı olabilir.

Top Label Margin: Sayfadaki ilk etiket basımı başlamadan bırakılacak satır sayısı ayarlanır. Bazı Superbase versiyonlarında yoktur.

Label Rows Before FF: Sayfa bitiminde bırakılacak boşluk ayarlanır. Bu seçenek de her Superbase versiyonunda bulunmaz.

Bu bölümde de etiket için gereken ayarlamalar yapıldıktan sonra, pencerenin üçüncü bölümündeki OK ve Cancel çıkış kutularını kullanarak ya işlemi başlatırsınız ya da işlemi iptal edersiniz. Test Düğmesi: Ayarlamalarınızın doğru olup olmadığını kontrol etmek için kullanacağınız düğmedir. Özellikle standart ayarlamaları değiştirip farklı ayarlamalar yaptıysanız, işlemi başlatmadan önce deneme yapmanızda fayda var. Bu seçenekle, Superbase etiketlerin nasıl çıkacağını göstermek için "X" karakterleri ile temsili etiketleri basar. Bu test sonucunda gereken ayarlamaları yaparak gerçek işlemi başlatabilirsiniz.

Single Düğmesi: Bu seçenekle adresleri birer birer bastırabilirsiniz. Özellikle zarfa adres bastırırken kullanılabilecek çok yararlı bir seçenektir.

Bu aylık Superbase dersimiz bu kadar. Gelecek sayıda görüşmek üzere, hoşçakalın....