Sayfa 32

PROFESSIONAL

Merhaba... Mutlu bir yeni yıl dileyerek Superbase Professional tanıtımlarına devam ediyoruz. Hatırlarsanız, geçen ay Process menüdeki seçenekleri incelemeyi sürdürmüştük. Bu ay aynı menüdeki MAIL MERGE seçeneği ile Process Menü tanıtımlarına devam edeceğiz.

PROCESS MAIL MERGE Çeşitli makinalarda database programlarını kullanmış ya da görmüş olanlarınız varsa, Mail Merge seçeneğinin sağladığı kolaylığı bilirler. Ama biz önce, seçeneği tanımayanlar için kısaca Mail Merge nedir ve ne için kullanılır açıklayalım.

Mail Merge, yazılmış bir mektubu kayıtlı bir database'deki kayıtların tümü veya bir kısmı için tek tek dökmek demektir. Özellikle resmi yazışmalarda çok yararlı olan bu seçenek, tüm adreslere tek tek aynı mektubu yazma hamallığını ortadan kaldırıyor. Mektup, Text Editör kısmında aynı formda hazırlanır, ancak isim ve adresler bir mailing listesi olarak tutulan Superbase dosyasından alınır. Yani Mail Merge işleminde ihtiyacınız olan iki şey var:

. Mektubun gönderileceği isim ve adresler ile birleştirilecek bir mektup formu.

. Mektup gönderilecek tüm isim ve adresleri içeren kaynak database dosyası.

İsterseniz önce mektup formu yaratmaktan başlayarak MAIL MERGE seçeneğini inceleyelim.

Mektup Formu Yaratmak:

Bir mektup formu yaratmak için Superbase Professional'in Text Editörünü kullanacağız. Unutmadan, Superbase Personal versiyonunda Text Editör yoktur. Bir mektup formu yaratmaya geçmeden önce, Superbase'in Text Editörünü tanımamız daha uygun olacak değil mi?

TEXT EDİTÖR: Mail Merge uygulamaları için mektup formları yaratmak dışında, database kayıtları ile ilgili uzun yazılar yazıp bir external dosya gibi kullanılmak üzere saklamaya olanak sağlar. Yazı, kısacık bir not olabileceği gibi rapor uzunluğunda bir mektup da olabilir. Tabii ki bir kelime işlem programı yerine kullanılamaz ve bir kelime işlem programındaki tüm özellikleri burada göremezsiniz.

Text Editör penceresi, Project Menüden Text seçimini yaptığınızda ekranın sağ yarısında açılır. Bu pencerede istediğiniz yazıyı girip editleme imkanınız var. Text Editör penceresini açtığınızda, başlık çubuğundaki Superbase menüleri yerlerini Text Editör menülerine bırakır. Database penceresi o anki aktif kayıtı gösterir, ancak kayıt aktif değildir. Mouse işaretçisi ile burada klik yaparsanız, pencere tekrar aktif olur ve normal database menüsü geri döner. Bu şekilde sürekli olarak pencere-

MAHMURE ÜNYELİ ler arası geçiş yapma imkanınız her zaman var.

Çok uzun bir doküman yazdığınızda, text penceresi bunun ancak bir kısmını görüntüleyebilir. Pencere kenarlarındaki kaydırma çubukları ile (tıpkı normal pencerelerde olduğu gibi) pencerenin istediğiniz kısımlarını görebilirsiniz. Yazılabilecek maksimum text uzunluğu, 240 karakterdir.

Pencereyi ekran boyunda büyütmek isterseniz, kullanabileceğiniz iki yol var:

. Birincisi, pencereyi öne ve arkaya alma kutucuklarının yanındaki baklava şekilli kutuyu kliklersiniz.

. İkincisi, başlık çubuğu ile pencereyi sol kenara yapıştırarak, sağ alt köşedeki büyütme kutusu ile pencereyi ekran boyuna getirmek.

Pencere işlemleri, biraz yukarıda söz ettiğimiz gibi, normal Workbench pencereleri ile aynı. Pencereyi kapatmak için de, ya kapatma kutusunu işaretliyor ya da Project menüden (tabii, text penceresi aktif iken) Quit seçimini yapıyorsunuz. Pencere kapatıldığında, yazılı olan text bellekten kaybolmaz. Pencereyi tekrar açarsanız, yazı pencereye yerleşir. Project menüdeki Close seçeneği de pencereyi kapatır, ancak yazıyı bellekten siler. Yalnızca pencereyi kapatmak istiyorsanız, bu seçeneği kullanmamalısınız.