Sayfa 35

Bu seçimle ekrana Mail Merge filtre diyalog penceresi açılacaktır. Bu filtre penceresi de diğer filtreler ile aynıdır. Kayıtların filtreleneceği bir koşul belirtecekseniz yazarak mektubu sadece koşula uyan kayıtlar için dökebilirsiniz.

. Koşul belirterek ya da belirtmeksizin OK düğmesini kliklerseniz, printer çıkışını onaylamanız için yeni bir pencere açılır. Bu pencereye de olumlu cevap verip Mail Merge işlemini başlatabilirsiniz.

Bu adımlardan sonra, database kayıt sırasına uygun olarak aynı mektup tüm kayıtlar için dökülür. Deneyin, yararlı olduğunu göreceksiniz.

PROCESS LABELS Bu seçenek ile adresleri etiket olarak printer'dan çıkartabilirsiniz. Printer kağıdı olarak genellikle standart etiket formları kullanılır ve tanımlı değerler bunlardır.

Etiketler için de standart filtreler kullanılır. Yalnızca o an açık olan dosyanın, açık olan alanlarındaki bilgileri etiket olarak dökülebilir.

PROCESS LABELS KULLANIMI: Process menüden Labels seçildiğinde Superbase Labels Filter diyalog penceresini görüntüler. Kullanımı normal filtre pencereleri ile aynı olan bu pencerede; kayıtların sadece bir bölümünü etiket olarak dökmek istiyorsanız, gereken şartı belirtebilirsiniz. Koşulu belirtip ya da koşul koymadan OK ile filtre penceresini kapatıp etiket tanımlamalarını yapabileceğiniz "Label definition" (Etiket tanımlama) penceresine geçebilirsiniz. Bu tanımlama penceresi, 3 bölümden oluşur: Panelin solunda etiketin bir satırında yer alacak alan sayısını belirtebilirsiniz. Panelin sağındaki kutular boyutları ve diğer parametreleri ayarlamak için kullanılır. Panelin altında ise OK ve Cancel dışında fazladan kontrol düğmelerini içeren bölüm bulunur Fields Per Line Bölümü: Superbase etiket dökümünde açık alanların sırasını kullanır. Bir satırda 1'den 4'e kadar farklı alan bilgisi yazılabilir. Bu işlem için şu sırayı takip etmelisiniz:

. İstediğiniz satır kutusuna klik yaparak seçin. Bu on etiket satırından biri olabilir. . Panelin sağ tarafının altında bulunan Increase (arttır) ve Decrease (azalt) düğmelerini kullanarak, satırda kaç alan olmasını istiyorsanız, o sayıya getirin.

Şimdi aşağıdaki örneği incelerseniz, konuyu daha kolay anlayacaksınız: Açık alan listesi Aktif etiket formatı BAY/BAYAN BAY/BAYAN,ADI,SOYADI ADI ADRESİ SOYADI ADRES2 ADRESİ KOD,ŞEHİR ADRES2 KOD ŞEHİR

Etiketinizde, açık alanların bu sırayla basılmasını istiyorsunuz. Bu 1. satırda 3, 2 ve 3. satırlarda 1, 4. satırda ise 2 alan olması demektir. Bu durumda Fields Per Line bölümündeki bilgiler aşağıdaki gibi olacaktır:

Line 1 3 Line 2 1 Line 3 1 Line 4 2 Line 5 0 Line 6 0 Line 7 0 Line 8 0 Line 9 0 Line 0

Superbase, otomatik olarak bir satırda bulunan birden fazla alan arasına bir boşluk koyar.

Label Dimension Bölümü: Dosya parametrelerindeki tanımlı seti değiştirmek için kullanılır. Yeni bir etiket formatı tanımladıktan sonra kaydedebilirsiniz. Bunun için, Set menüdeki Options kalemini seçin ve OK düğmesini klikleyin.

First Label Margin: Bu seçenek, etiketin basılacağı sol başlangıç pozisyonunu belirlemek için kullanılır.

Standart etiket formlarında bir satırda yanyana iki etiket bulunur. Bu nedenle Superbase'de iki etikete göre tanımlama yapılmıştır. Marjin ayarlamaları da iki etikete göre yapıldığından, marjin ayarlamalarında fazla değişiklik yapılmaz. İlk etiket marjinini arttırmak için, ikinci etiketin başlangıç marjini ile sınırlısınız. Yani ilk etiket 1. kolondan başlayarak 30. kolona kadar yazılır; ikinci etiket ise 35. kolondan başlar. Bu mantıkla birinci etiketin başlangıç marjinini, başka hiçbir şeyi değiştirmeden ancak 5 yapabilirsiniz. Tabii etiket uzunluğunu belirten "Label text width" kutusundaki 30 karakter uzunluğu kısaltarak sol marjini o oranda artırmanız mümkün.

Label Text Width: Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, etiket karakter uzunluğunun ayarlandığı bölümdür. İkinci etiket başlangıç marjinini artırmadıkça, uzunluğu 5 karakterden fazla artıramazsınız.

Second Label Margin: İkinci etiket için belirlenen sol başlangıç marjini ayarıdır. Superbase, birinci etiket ile ikinci etiketin, biraz önce de bahsettiğimiz gibi üstüste gelmesine izin vermez.

First Line, Next Label: İkinci etiket ile birinci etiket arasında bırakılacak boşluğu tespit etmek için kullanılır.

Copies Per Label: Bir etiket yazımının kaç kez tekrarlanacağı belirlenir. Bir etiket 99 kez yazdırılabilir.

Labels Per Line: Aynı sırada yazılacak etiket sayısı belirlenir. Bu sayı 1 ile 4 arasında bir sayı olabilir.

Top Label Margin: Sayfadaki ilk etiket basımı başlamadan bırakılacak satır sayısı ayarlanır. Bazı Superbase versiyonlarında yoktur.

Label Rows Before FF: Sayfa bitiminde bırakılacak boşluk ayarlanır. Bu seçenek de her Superbase versiyonunda bulunmaz.

Bu bölümde de etiket için gereken ayarlamalar yapıldıktan sonra, pencerenin üçüncü bölümündeki OK ve Cancel çıkış kutularını kullanarak ya işlemi başlatırsınız ya da işlemi iptal edersiniz. Test Düğmesi: Ayarlamalarınızın doğru olup olmadığını kontrol etmek için kullanacağınız düğmedir. Özellikle standart ayarlamaları değiştirip farklı ayarlamalar yaptıysanız, işlemi başlatmadan önce deneme yapmanızda fayda var. Bu seçenekle, Superbase etiketlerin nasıl çıkacağını göstermek için "X" karakterleri ile temsili etiketleri basar. Bu test sonucunda gereken ayarlamaları yaparak gerçek işlemi başlatabilirsiniz.

Single Düğmesi: Bu seçenekle adresleri birer birer bastırabilirsiniz. Özellikle zarfa adres bastırırken kullanılabilecek çok yararlı bir seçenektir.

Bu aylık Superbase dersimiz bu kadar. Gelecek sayıda görüşmek üzere, hoşçakalın....