Sayfa 34

Evet, yazıyı istediğiniz format ve stilde girdikten sonra, bunu bir yazı dosyası olarak Project menüsündeki Save seçeneği ile kaydetmelisiniz. Save seçeneği ile ekrana dosya ismini girmenizi isteyen bir pencere açılır. Yazınıza vereceğiniz ismi buraya girerek diskete kaydedebilirsiniz. Superbase, vereceğiniz isim sonuna .sbt uzantısını otomatik olarak ekleyerek diskete kaydeder. Yazı dosyası kullanılmak üzere yükleneceği zaman aynı menüdeki Open seçeneği kullanılır ve çıkan pencereden istenen dosya seçilerek yüklenebilir.

Bellekteki bir dosya ile disketteki yeni bir dosyayı birleştirmek de mümkün, ancak yolu biraz farklı. Birinci yazı dosyası bellekte hazır durumda iken, Superbase'in son menü başlığı olan Program altındaki Command seçeneği ile çıkan komut satırına aşağıdaki komut girilir:

LOAD TEXT "dosya ismi",APPEND

Bu komutla, Editör penceresine birinci dosya ile eklenen ikinci dosya arka arkaya eklenerek görüntülenecektir.

Başka bir kelime işlem programında yazılmış bir text Superbase Text Editör içinden okunabilir mi? Superbase'in text dosyalarını kaydederken isim sonuna ".sbt" uzantısı eklediğinden söz etmiştik. Superbase'in Text Editor'ü isminin sonunda bu uzantı bulunmayan dosyaları yüklemez. Ancak sistemde ya da yardımcı bir program içinden dosya ismini değiştirip sonuna .sbt uzantısı ekleyerek yazı dosyasının okunmasını sağlayabilirsiniz.

Text Editör kullanımı diğer kelime işlem programlarına çok benziyor ve oldukça kolay değil mi? İşte mektup formlarınızı bu program içinde yaratıyor ve Mail Merge için kullanıyor ve Mail Merge için kullanacağınız kaynak dosyayı elde etmiş oluyorsunuz. Artık sıra geldi Mail Merge'e.

MAİL MERGE İÇİN BİR MEK-

TUP FORMU HAZIRLAMAK:

Mail Merge'de kullanılacak mektup formunun gereken alan isimlerini içermesi gereklidir. İsterseniz işlemi adım adım açıklayalım:

. Text Editör penceresini açın. . İsim ve adresleri tuttuğunuz Superbase dosyasını açın.

. Şimdi, mektubun gereken kısımlarında database kayıtlarının kullanılacak alanlarının isimlerinin girilmesi gerekiyor. Alan isimleri mektubun gireceği satırına, başlangıç ve bitişine & karakteri konularak belirtilirler. Bu, Superbase'e alandaki bilginin printer'a gönderileceğini belirtir.

Diyelim ki, mektubun başlangıcına adres bilgilerinin, altına ise hitap kısmının ve ismin yazılmasını istiyorsunuz. Text dosyasında bunu belirtmenin yolu şudur (database dosyasındaki alan isimlerine bağlı olarak):

12/10/1990

&ADRES1& &ADRES2& &KOD& &ŞEHİR&

Sayın &ADI VE SOYADI&,

25/11/1990 tarihinde düzenlemiş olduğumuz ................

Bu tanımlamalardan sonra işlem başlatıldığında, Superbase birinci kayıttan başlayarak filtre konulmamışsa tüm kayıtlar için aynı mektubu, her birinin kendi isim ve adreslerini kullanarak tek tek printer'dan dökmeye başlayacaktır.

Mektupta tarih bilgisinin sistem tarihinden alınmasını isterseniz, tarihi doğrudan yazmak yerine, &TODAY& komutunu da yazabilirsiniz.

. Mektup tamamlanır ve kaydedilir.

Mektuptaki bazı kısımların yazı stilini değiştirmek isterseniz; Text penceresinde & ayırıcısı ile alan ismini istediğiniz stilde belirtmelisiniz. Database kayıtlarından iki bilgiyi yan yana kullanacağınız zaman, aralarında boşluk kalmasını isteyebilirsiniz. Bu durumda alan isminden sonra & karakteri ile kapatmadan önce gereken miktarda eksi işareti (-) koymalısınız.

Diğer Mail Merge uygulamalarına gelince. Örneğin, mektubun kalanı içinde yine database dosyasında tuttuğunuz bazı alanlardaki bilgileri kullanmanız gerekebilir. Örneğin Müşteriler dosyasındaki kayıtlara hesap bakiyesi ile ilgili bir mektup yazdığınızı düşünelim. Mektup içerisinde son hesap bakiyesini kullanmanız gerekecektir. Mektup içinde de alan kullanımı aynı. Bilginin cümle içinde gireceği yere, yine & belirteçleri içinde alan ismini yazıp cümleyi tamamlıyorsunuz:

Sayın &ADI VE SOYADI&

30/10/1990 itibarıyla borç bakiyeniz &BAKİYE& TL'dır. Bilgilerinize sunulur.

Mail Merge işleminde birden fazla dosya ile çalışmak da mümkün. Tıpkı diğer Superbase işlemlerinde olduğu gibi istenen alanlar, istenen dosyalar içinden seçilerek kullanılabilir. Yukarıdaki örnekte isim ve adreslerin Adresler dosyasında, hesapların ise Müşteriler dosyasında tutulduğunu varsayarsak; gereken alan isimlerinin yanına alınacağı database dosyasının ismini uzantı olarak girmelisiniz:

Sayın &ADI VE SOYADI.Adresler& 30/10/1990 itibarıyla borç bakiyeniz &BAKİYE.Müşteriler& TL'dır. Bilgilerinize sunulur.

Aynı alan mektup içerisinde istenildiği kadar tekrarlanabilir.

Mail Merge'ü Çalıştırma: . Printer'ı açarak çıkış almaya hazır duruma getirin.

. Mektup formunu hazırladıktan sonra (ya da önceden kaydetmiş olduğunuz bir text dosyasını açtıktan sonra), gereken database dosyalarını da açın.

. Database penceresini klikleyerek aktif hale getirin.

. Process menüden Mail Merge'ü seçin.