Sayfa 17

Geleneksel büro teknolojisinin bu her iki üyesinin de, yukarıda söylediklerimizi destekleyen ortak bir özellikleri var. İkisi de doğrudan doğruya büroların gerekleri düşünülerek üretilmemişti. Bilindiği gibi, Bell telefonu sağırlar için bir işitme aygıtı yaratmaya çalışırken icad etmişti. Daktilo ise, gördüğümüz gibi, savaş sanayiinin bir yan ürünü olarak dünyaya geldi. Bugün ise, gerçi savaş sanayii önemli olmaya devam ediyor, ama bilgi-işlem teknolojisindeki araştırmaları yönlendiren en önemli etkenlerden biri de, çağdaş büroların nelere ihtiyacı olduğu... Geleneksel olarak sanayi ile

İlk Adım: Metin İşlem

Temelde metin işlem kavramı çok basittir. Bir kez elde bir minikişlemciden yararlanma ve onun klavye ve ekran aracılığıyla ilişki kurma imkânı bulunduğunda, işlem akla gelebilecek ilk uygulamalardan biri. Temel ilke -ye büyük bir olasılıkla okurlarımızın çoğu zaten aşinadır: Klavye, aynen bir daktilo klavyesi gibi kullanılıyor (çoğunlukla); daktilodan tek farkı, yazılanların hemen doğrudan doğruya kâğıt üzerinde basılması yerine, ekranda belirmesi. Bu ara kademenin sağladığı düzeltme imkânları daktilo hızının artmasına yolaçıyor.

teknoloji arasında varolan karşılıklı ilişkinin, şimdi de bürolarla teknoloji arasında kurulmakta olduğunu görüyoruz. Nedir öyleyse bilgisayarların büro hayatına kattıkları? Bilgisayarlar bürolarda yürütülen işleri nasıl dönüştürüyor?

Metin işlemin bu kadar kolaylıkla ve çabuk yaygınlaşmasının te- Melinde de büyük ölçüde sağladığı hız ve buna bağlı olan üretkenlik artışından ileri geliyor. Metin işlemin sağladığı üretkenlik artışının ortalama olarak ne kadar olduğu yolundaki tahminler 4.30 ila 95300 arasında değişiyor Ama dahası, çoğu metin işlem programının üretkenliği artırmakla kalmayıp, üretkenliği sürekli olarak izleme ve denetleme imkânı vermesi, Kuşkusuz no. nal bir daktilo ile yazan bir sekreterin de üretkenliği sürekli olarak kontrol edilebilir, ama bunu bir insanın yapması gerekir (ki bu da yeni bir elemanın istihdamı demektir). Oysa herhangi bir metin işlem programı, yazma hızını dakikada/sadtte vuruş hizi cinsinden ölçebilecek, yapılan düzettmelerin hesabını tutacak şekilde hazırlanabilir. Kuşkusuz hiçbir. metin işlem programı sadece bellekli bir daktilo değildir. Otomatik satır açma, hece bölme vb. gibi kolaylıkların yanısıra, belgenin nihai biçimini belirleme (marjları. satır aralıkla- TINI vb. saptama) gibi kolaylıklar artık bütün metin işlem programlarının vazgeçilmez bir parçası. Metin işlemin buraya kadar saydığımız özellikleri, daktiloya ihtiyacı olan herhangi bir kişinin yararlanabileceği özellikler. Şimdi gözden geçireceğimiz olanak, metin işlem programlarına, özellikle büro ve işletmelerin gerekleti düşünülerek eklenmiş. Sözünü ettiğimiz olanak, “mailmerge” olanağı, (Bu terim için iyi bir Türkçe karşılığa rastlamadım. Rastlayan var mı?) Bürolarda sık sık yapılan işlerden biri de standart bir mektubu, bir dizi isim ve adrese yollamaktır. Ama tabii. alıcı açısından. standart bir mektup almak daima sevimsiz bir olaydır. İşte mailmerge olanağı standart mektupların olanak vermektedir. İsimler, adresler ve istenen diğer şahsi özellikler ayrı ve kalıcı bir dosya halinde saklanır ve metin işlemle hazırlanan standart mektupta bu tür şahsi bilgiler için boş yerler bırakılır, Baskı sırasında program, gerekli bilgileri otomatik olarak bu ayrı dosyadan alır ve boş yerlere ekler. (Easyoript kullanıcıları için bu olanak kullanım kılavuzunun 67-70. sayfalarında anlatılıyor.)

Metin İşlemden

Fikir İşleme

Buraya kadar anlattığımız şekliyle metin işlem, büro hayatını en olt kademesinde, sekreterler düzeyinde etkileyen bir teknolojik gelişme. Ancak metin işlemin türevi olan bir uygulama, fikir işlem (ideas processing) özellikle yöneticiler (ve yazarlar) için geliştirilmiş bir program türü, Çağdaş yöneticilerden beklenen erdemler arasında inisiyatifi, anolitik bir zekâyı, hızlı karar alma yeteneğini, belli bir tür diplomasiyi sayabiliriz. Ama her günkü işleri arasında olmasa da, yöneticiler, dilinin, üslubunun, düzenlenişinin önemli olduğu kimi raporlar yazmak zorunda kalırlar, Ancak, çağdaş eğitim sistemlerinde klasik eğitimin tuttuğu yer azaldıkça, geleneksel okur-yazarlık becerileri, -iyi bir cümle kurabilmek, kopuksuz, iç bağlantıları iyi kurulmuş bir yazı tasarlayabilmek vb.- giderek seyrekleşti. İşte fikir Işlem paketleri tam bu boşluk gözönünde bulunduralarak hazırlandı. Fikir işlem paketleri, yazıyı önce cümleler değil, fikirler şeklinde kurmanızı sağlıyor. Herhangi bir yazının tasarlanmasında, genellikle şu iki yaklaşım birarada kullanılır, 1) Tepeden inme (top-down) kurgu: Önce yalnızca başlıca konu başlıklarını İçeren genel bir plan çıkarmak, daha sonra her konu başlığını adım adım ayrıntılandırmak., 2) Tabandan tavana (bottom Up) kurgu: İşe, yazıda içerilmesi gereken 'atomik' bilgi parçalarını kaydetmekle başlamak ve daha sonra bunları bütünsel bir yapı içerisinde birleştirmek, Fikir işlem paketlerinde gerek genel konu başlıkları ve aralarındaki ilişkiler kaydedilebiliyor, gerekse gerekli bilgiler, tek bir tuş hareketiyle yer değiştirebiliyor, konu başlıklarıyla ilişkilendiriliyor. Bu şekilde kurulmuş yazı, daha sonra bir metin işlem pı kullanılarak cümlelere döl lüyor. Tabii bu arada da bir üslup programı kullanılarak, kurulan cümlelerin ne ölçüde genel bazı iyi Üslup kurallarına uyduğu da kontrol edilebilir.