Bilgisayar ve Çalışmanın Dönüşümü (2)
Der.: İskender Savaşır
Bilgisayarlı
Bürolar
Geçen sayıda yayınladığımız yazıda, bilgisayarların fabrika hayatı üzerindeki etkilerinden bazıları üzerinde durmuştuk. Bu etkilerin kuşkusuz fabrika hayatı dışında da çok önemli sonuçları olacak. Örneğin, bundan böyle ürünlerin toplam maliyetinde işgücünün tuttuğu pay giderek azalacak. Bu ise örneğin bizimki gibi en önemli iktisadi avantajlarından biri ucuz işgücü olan ülkeler için bir sorun yaratacak. Ama bütün bu köklü sonuçlarına karşın, sayısal kontrol devrim niteliğinde bir olay, geçmiş uygulamalardan bir kopuş değildi. Çünkü sınai üretimin teknolojinin en yeni ürünlerine göre yeniden düzenlenmesinin tarihi çok gerilere gitmektedir. Bu bakımdan, sayısal kontrol bir dizinin en son halkası olarak görülebilir. Oysa aynı şeyi büro faaliyetleri ve genel olarak hizmetler sektörü için söylemek mümkün değil.
Büro Teknolojisinin
Tarih Öncesi
19. yüzyılın ortasında, Sanayi Devrimi'nden yarım yüzyıl sonra, büro denebilecek yerlerin çoğunda hâlâ tüy kalemler kullanılıyordu. Bu yıllarda çelik uçlu kalemler kullanmak basbayağı öncü bir tavırdı. Daha sonra Amerikan İçsavaşı geldi. Her savaşın olduğu gibi bu savaşın da hiç beklenmedik bazı sonuçları oldu. Colt ve Remington firması, seri tabanca ve tüfek imal edebilmek için, değiştirilebilir parçalarla hassas imalat tekniklerini geliştirdiler. Savaş sona erdiğinde bu teknikler için beklenmedik yeni bir uygulama alanı bulundu: Daktilo. 1900'e varıldığında 100.000 adet daktilo satılmıştı bile ve her yıl 20.000 yeni daktilo üretiliyordu. Bu arada uzun yıllar, daktiloyla birlikte, sıradan bir büronun yegâne ileri teknoloji ürünü aracı olarak kalacak diğer ürün de keşfedilmişti: Telefon.
Geleneksel büro teknolojisinin bu her iki üyesinin de, yukarıda söylediklerimizi destekleyen ortak bir özellikleri var. İkisi de doğrudan doğruya büroların gerekleri düşünülerek üretilmemişti. Bilindiği gibi, Bell telefonu sağırlar için bir işitme aygıtı yaratmaya çalışırken icad etmişti. Daktilo ise, gördüğümüz gibi, savaş sanayiinin bir yan ürünü olarak dünyaya geldi. Bugün ise, gerçi savaş sanayii önemli olmaya devam ediyor, ama bilgi-işlem teknolojisindeki araştırmaları yönlendiren en önemli etkenlerden biri de, çağdaş büroların nelere ihtiyacı olduğu... Geleneksel olarak sanayi ile
İlk Adım: Metin İşlem
Temelde metin işlem kavramı çok basittir. Bir kez elde bir minikişlemciden yararlanma ve onun klavye ve ekran aracılığıyla ilişki kurma imkânı bulunduğunda, işlem akla gelebilecek ilk uygulamalardan biri. Temel ilke -ye büyük bir olasılıkla okurlarımızın çoğu zaten aşinadır: Klavye, aynen bir daktilo klavyesi gibi kullanılıyor (çoğunlukla); daktilodan tek farkı, yazılanların hemen doğrudan doğruya kâğıt üzerinde basılması yerine, ekranda belirmesi. Bu ara kademenin sağladığı düzeltme imkânları daktilo hızının artmasına yolaçıyor.
teknoloji arasında varolan karşılıklı ilişkinin, şimdi de bürolarla teknoloji arasında kurulmakta olduğunu görüyoruz. Nedir öyleyse bilgisayarların büro hayatına kattıkları? Bilgisayarlar bürolarda yürütülen işleri nasıl dönüştürüyor?
Metin işlemin bu kadar kolaylıkla ve çabuk yaygınlaşmasının te- Melinde de büyük ölçüde sağladığı hız ve buna bağlı olan üretkenlik artışından ileri geliyor. Metin işlemin sağladığı üretkenlik artışının ortalama olarak ne kadar olduğu yolundaki tahminler 4.30 ila 95300 arasında değişiyor Ama dahası, çoğu metin işlem programının üretkenliği artırmakla kalmayıp, üretkenliği sürekli olarak izleme ve denetleme imkânı vermesi, Kuşkusuz no. nal bir daktilo ile yazan bir sekreterin de üretkenliği sürekli olarak kontrol edilebilir, ama bunu bir insanın yapması gerekir (ki bu da yeni bir elemanın istihdamı demektir). Oysa herhangi bir metin işlem programı, yazma hızını dakikada/sadtte vuruş hizi cinsinden ölçebilecek, yapılan düzettmelerin hesabını tutacak şekilde hazırlanabilir. Kuşkusuz hiçbir. metin işlem programı sadece bellekli bir daktilo değildir. Otomatik satır açma, hece bölme vb. gibi kolaylıkların yanısıra, belgenin nihai biçimini belirleme (marjları. satır aralıkla- TINI vb. saptama) gibi kolaylıklar artık bütün metin işlem programlarının vazgeçilmez bir parçası. Metin işlemin buraya kadar saydığımız özellikleri, daktiloya ihtiyacı olan herhangi bir kişinin yararlanabileceği özellikler. Şimdi gözden geçireceğimiz olanak, metin işlem programlarına, özellikle büro ve işletmelerin gerekleti düşünülerek eklenmiş. Sözünü ettiğimiz olanak, “mailmerge” olanağı, (Bu terim için iyi bir Türkçe karşılığa rastlamadım. Rastlayan var mı?) Bürolarda sık sık yapılan işlerden biri de standart bir mektubu, bir dizi isim ve adrese yollamaktır. Ama tabii. alıcı açısından. standart bir mektup almak daima sevimsiz bir olaydır. İşte mailmerge olanağı standart mektupların olanak vermektedir. İsimler, adresler ve istenen diğer şahsi özellikler ayrı ve kalıcı bir dosya halinde saklanır ve metin işlemle hazırlanan standart mektupta bu tür şahsi bilgiler için boş yerler bırakılır, Baskı sırasında program, gerekli bilgileri otomatik olarak bu ayrı dosyadan alır ve boş yerlere ekler. (Easyoript kullanıcıları için bu olanak kullanım kılavuzunun 67-70. sayfalarında anlatılıyor.)
Metin İşlemden
Fikir İşleme
Buraya kadar anlattığımız şekliyle metin işlem, büro hayatını en olt kademesinde, sekreterler düzeyinde etkileyen bir teknolojik gelişme. Ancak metin işlemin türevi olan bir uygulama, fikir işlem (ideas processing) özellikle yöneticiler (ve yazarlar) için geliştirilmiş bir program türü, Çağdaş yöneticilerden beklenen erdemler arasında inisiyatifi, anolitik bir zekâyı, hızlı karar alma yeteneğini, belli bir tür diplomasiyi sayabiliriz. Ama her günkü işleri arasında olmasa da, yöneticiler, dilinin, üslubunun, düzenlenişinin önemli olduğu kimi raporlar yazmak zorunda kalırlar, Ancak, çağdaş eğitim sistemlerinde klasik eğitimin tuttuğu yer azaldıkça, geleneksel okur-yazarlık becerileri, -iyi bir cümle kurabilmek, kopuksuz, iç bağlantıları iyi kurulmuş bir yazı tasarlayabilmek vb.- giderek seyrekleşti. İşte fikir Işlem paketleri tam bu boşluk gözönünde bulunduralarak hazırlandı. Fikir işlem paketleri, yazıyı önce cümleler değil, fikirler şeklinde kurmanızı sağlıyor. Herhangi bir yazının tasarlanmasında, genellikle şu iki yaklaşım birarada kullanılır, 1) Tepeden inme (top-down) kurgu: Önce yalnızca başlıca konu başlıklarını İçeren genel bir plan çıkarmak, daha sonra her konu başlığını adım adım ayrıntılandırmak., 2) Tabandan tavana (bottom Up) kurgu: İşe, yazıda içerilmesi gereken 'atomik' bilgi parçalarını kaydetmekle başlamak ve daha sonra bunları bütünsel bir yapı içerisinde birleştirmek, Fikir işlem paketlerinde gerek genel konu başlıkları ve aralarındaki ilişkiler kaydedilebiliyor, gerekse gerekli bilgiler, tek bir tuş hareketiyle yer değiştirebiliyor, konu başlıklarıyla ilişkilendiriliyor. Bu şekilde kurulmuş yazı, daha sonra bir metin işlem pı kullanılarak cümlelere döl lüyor. Tabii bu arada da bir üslup programı kullanılarak, kurulan cümlelerin ne ölçüde genel bazı iyi Üslup kurallarına uyduğu da kontrol edilebilir.
Karar Destek Sistemleri
Yöneticiler için tasarlanmış ve fikir işlem paketlerine kıyasla daha çok taninan İkinci bir program öbeği ise “karar destek sistemleri” diye adlandırabilecegimiz programlar. Bugün bunlatın en tipik örnekleri, ya da ünlü Lotus dizisi gibi “spreadsheet” programları Spreadsheet temelde satır ve sütunlardan oluşan dev bir tablodur. Bu tablonun her sayı, formül, tarih ya da bir isim, bir başlık girebilir. Girilmiş sayı ya da formüllerden herhangi birinin degiştirilmesi, bütün tabloda o sayı ya da formüle bağlı olan bütün diğer değerleri de otomatik olarak değiştirecektir. Böylelikle, herhangi bir yönetici belli bir konudaki tüm bilgileri kendi istediği herhangi bir format içerisinde görebileceği gibi. koşullu bazı öngörülerde bulunabilir, belli seçimlerin, faaliyet planlarının olası sonuçlarının neler olacağını görebilir. Bu, spreadsheet programlarının klasik biçimi. Bugünlerde karar destek sistemleri giderek tümleşik programlar biçimini alıyor. Örneğin Symphony. Framework gibi programlar spreadsheet imkânlarını, metin işlem, veri tabanı işletimi ve grafik olanaklarla birarada sunuyorlar. Ama karar destek sistemlerinde asıl büyük sıçrama, daha gelecekte: Uzman sistemler, Şimdilik uzman sistemleri uygulamaları, tıbbi teşhis, elektronik devre tasaçözümlenmesi, toprak katmanlarının incelenmesi gibi alanlarla sınırlanmış durumda. Ama yakın bir gelecekte bunla- Tın büro hayatına da uyarlanması gerekebilir. Örneğin. çeşitli altkademelerle ilgili bilgilerin ana noktalarını İçeren bir uzman sistem üst düzeydeki bir yöneticinin çok işine yarayabilir. Ya da çeşitli vergi yasa ve düzenlemeleriyle ilgili bir uzman sistem, yöneticiyi danışmanlara bağımlılıktan kurtarabilir.
Randevuler, Randevuler
İyi bir sekreterden beklenen belki de en çileli iş, randevuları ayarlamaktır. Unutkan patronlar, çıkarken randevu defterini de birlikte götürenler bir dertse, biri kendilerinde, biri sekreterlerinde iki defter tutanlar başka bir derttir
Tek bir bilgisayarın kullanıldığı bir büroda, elektronik bir tande- VU defteri tutmak, sekreterin işini hatırı sayılır ölçüde kolaylaştırabilir. O kadar ki, herhangi bir randevu istendiğinde, bilgisayar boş zamanları tarayarak randevuyu kendiliğinden Fakat diğer mümkün uygulamalarda olduğu gibi, bu uygulamada da, bilgisayarın dönüştürücü niteliği asıl bilgisayar teknolojisi, iletişim teknolojisi ile birleştiğinde ve bilgisayar şebekeleri kurulmaya başlandığında ortaya çikiyor, Buraya kadar saydığımız örneklerin çoğu, bürolarda zaten yapılmakta olan işlerin yapılmasını kolaylaştıran uygulamalar. Kimi işleri makinelere devretseler de, bürodaki işlerin dağılımını, temel işbölümünü etkilemiyorlar. Muhasebe servisi artık. tek bir muhasebe programı ve operatöründen ibaret olabilir, ama yine de, diğer servislerden bağımsız bir muhasebe servis varolmaya devam etmektedir. Oysa bilgisayar şebekelerinin kurulması ve işlerlik kazanması ile birlikte, bürodaki işlerin akışının tamamen dönüşmesi, yeni sınıflandırmaların, iş gruplaşmalarının ortaya çıkması muhtemeldir. Yine randevu ve toplantıların düzenlenmesi örneğimize dönelim. Çalışanların çeşitli terminallerin (iş istasyonlarının) başında çalıştığı bir büroda, aynı program hem çalışma mesailerini kaydedip gerekli fazla mesai ücretlerini hesaplayabilir, hem her çalışanın üretkenliğini izleyebilir, hem de çeşitli çalışanların boş zamanlarını denkleştirerek büro toplantılarının zamanlarını tespit edilebilir. Batı'da son birkaç yıldır yaygınlaşmaya başlayan bu tür uygulamalar, ülkemiz için daha gelecekte görünüyor. Bu tür bir uygulamaya geçilebilmesinin ön koşulu her düzeyden çalışanların bilgisayar şebekesinin iş istasyonlatina bağlanması. Türkiye'deyse bizim haberdar olduğumuz birkaç bilgisayar şebekesi uygulaması, henüz başlangıç aşamalatında, muhasebe ve stok kontrol servislerini doğrudan doğruya idareye bağlamakta kullanılıyor. DO