Sayfa 39

Export edilen data alanının yeni dosya içinde gireceği alan ile özellikleri ve uzunluğu açısından uyumlu olması gerektiğini unutmayın. Aksi takdirde data tipi uyumsuzluğu hatası ile karşılaşabilirsiniz. Alan uzunluklarında ise yeni dosyada alanın daha uzun olması tercih edilmelidir, zira datalar transfer edildiği alandan daha uzunsa, bir hata mesajı ile uyarılırsınız ve devam komutu verirseniz bilgi alan uzunluğuna uygun olarak kesilir.

Alanların tamamını text olarak tanımlayın ye SOYA-DI alanı ile ŞEHİR alanını index alanları olarak seçin. Gereken tüm tanımlamaları yapıp kaydettiğimizde, datalan içine Import edeceğimiz dosya da hazır olacak.

ADRESLER DOSYA-

SINDAN EXPORT

İŞLEMİ: Export işleminin yapılacağı ADRESLER dosyası, Project menüden Öpen File seçeneği ile açılır. Dosyadan Export edilecek bilgi alanlan Project Öpen Fields seçeneği ile açık bırakılın

ADI SOYADI ADRESİ ADRES2 ŞEHİR KOD

Dikkat ederseniz, burada açık bıraktığımız alanlar hazırladığımız yeni dosyanın alanları. Bu arada alan isimlerinin aynı olması gerekmediğini hatırlatalım.

Arak Process menüden Export seceneğiyle çıkan Export filtresinde istediğiniz koşulu girebilirsiniz. Filtre penceresinde herhangi bir koşul belirtmezseniz, tüm kayıtlar export işlemine dahil olacaktır.

Diyelim ki SOYADI. Adan G'ye kadar olan harflerle başlayan kayıtlan filtreleyerek export etmek istiyoruz. Bu koşulu belirtmek için, önce alan isimleri panelinden SOYADI kliklenerek ana komut sanrına aktarılır, sonra LDCE işlemcisi seçilir ve değer kutusuna "[A-G]*" yazılır. Siz yazarken tırak işaretlerini koymuyorsunuz tabu. Tüm işlemleri doğru olarak yaptıysanız, komut satırında:

SOYADI LIKE "[A-G]*"

koşulu okunur. Bu filtrenin anlamı, Soyadı A, malarını yapmaya başlayın. Dosya tanımlama penceresinde, alan isimleri ve uzunluklarını aşağıdaki şekilde tanımlayın:

B, C, D, E, F ve G harfleri ile başlayan tüm kayıtların export edileceğidir. Filtre penceresini OK'lerseniz, export data tipini belirleyebileceğiniz Export Fde Type penceresi açılır. Bu pencerede, export işleminden sonra yaratılacak ASCTJ dosya datalarının hangi program tarafından okunacağını belirtebilirsiniz. Şu anda burada yaratacağımız dosya yine bir Superbase dosyasına aktaracağına göre, herhangi bir değişiklik yapmanız gerekmiyor. OK düğmesini seçerek pencereyi onaylarsanız, ekrana sizden dosya için isim isteyen bir başka pencere açılır. Pencerede dosya isimlerinin listelendiği panelin alandaki isim kutusuna dosyaya vermek istediğiniz ismi yazarak RETURN'e basın ve export işlemini başlatın. Biz dosyaya "Geçiş" ismini verdik. İsim verme işlemi de tamamlanınca, Superbase dataları verilen isimli ASCH dosyaya kopyalamaya başlar.

Dataların ASCII dosyaya nasıl kopyalandığını görmek isterseniz, System menüden List kalemini seçerek, çıkan dosya isimleri listesin den Geçiş dosyasını (ya da başka isim verdiyseniz, o dosyayı) seçmelisiniz. Bu işlemi yaptığınızda, kayıt bilgileri verdiğiniz alan sıralamasına uygun olarak virgülle ayrılmış halde ve her kayıt bir satır olmak üzere listelenecektir. Soyadı alanı datalarının A-G sınırında olduğunu göreceksiniz.

ASCII DOSYA DATALARINI YENİ

DOSYAMIZA IMPORT

EDELİM: Evet.. Import işlemi için gereken ASCII dosyamız hazır. Import işlemini başlatabilmek için önce, dataları yerleştireceğimiz yeni Superbase dosyamız olan YENI-ADRESLER dosyamızı açacağız. Project Öpen File ile dosya seçimini yaparak açtıktan sonra da Process Import'u seçeceğiz. Import işlemini yapılmadan önce, gereken kayıt alanlarının ASCII dosyadaki sırasına uygun olarak açık olmasına dikkat etmelisiniz. Alan uyumluluğu sağlanmazsa, datalar normal sırasında geçirileceğinden anlamsız sıralamalar ortaya çıkabilir. Gereken tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, Process menüden Import seçildiğinde,

Export'ta olduğu gibi dosya tipinin belirleneceği pencereden sonra, yine koşul belirtebileceğiniz Import filtresi açılır ve koşul tanımlamanızı bekler. Herhangi bir koşul belirtmezseniz, ASCII dosyadaki tüm bilgiler YENİ-ADRESLER dosyasındaki kayıtlara aktarılır. Filtre penceresinde koşul verilirse, Import işlemi sadece bu koşula uyan kayıtlar için yapılır. Diyelim ki, SOYADI bu kez A-D sınırındaki kayıtları yeni dosyaya transfer edeceğiz. Koşulumuzu komut satırında oluşturalım:

SOYADI LIKE "[A-D]*"

Böylece; SOYADI alanı bilgisi A, B, C ve D harfleri ile başlayan kayıtlar yeni dosyaya import edilecektir. Yeni dosyada tanımlanan alanların tipi ve uzunluğu ile uyumsuzluk yoksa import işlemi sorunsuz olarak gerçekleşecek ve bilgiler yeni dosyada ait oldukları alanlar karşısına yerleşeceklerdir. Tanımlamalarda uyumsuzluk nedeni ile hata mesajları alabilirsiniz. Bu nedenle alan tiplerinin hepsini text olarak tanımladık. Yeni dosyada alan uzunlukları bilgi uzunluklarından daha kısa ise, yine bir hata mesajı ile uyarılırsınız, ancak kesmeyip OK de devam komutu verirseniz datanın alana sığan kısmı yazılır, kalanı atılır. Bu tür hata mesajları aldığınızda, Project Edit bölümünden dosyanın kayıt alanlarını düzeltmeli ve import işlemini yeniden yapmalısınız.

PROCESS PRINT:

Bu seçenek, bulunduğunuz dosyadan çabuk ve kolay bir biçimde printer çıkışı almak için kullanılır. Fonksiyon, dosyanın açık alanlarındaki bilgileri Table View formatında basar ve standart filtre kullanır.

PROCESS PRINT KULLANIMI: Process menüden Print opsiyonu seçildiğinde, Superbase Print Filter penceresini görüntüler. Bu filtre penceresi de normal filtre penceresi gibi kullanılır. Filtre koşulu, komut satırında oluşturulup OK kutusu kliklendiğinde, kayıtlar filtreye uygun olarak printer'dan alınabilir. Çıkışta, alan isimleri her sayfada kolon başlıkları olarak verilir ve bir satır boşluktan sonra bilgiler altında listelenir.

import yaparak oluşturduğumuz YENİ-ADRESLER dosyasını bu seçeneği kullanarak printer çıkışını alın. Söylenecek fazla bir şey olmadığını göreceksiniz.

Bu aylık Superbase dersimiz bu kadar. Gelecek sayıda Process menüdeki yine çok yararlı bir fonksiyon olan Mail Merge seçeneğini inceleyeceğiz. Hoşçakalın...

ALAN İSMİ UZUNLUK ADI 20 SOYADI 20 ADRESİ 30 ADRES2 30 ŞEHİR 20 KOD 10