SUPERBASE PROFESSIONAL

• Ofis programları
• Kurslar ve dersler

Merhaba... Superbase'in kalbi diye nitelediğimiz Query'lerin nasıl oluşturulduğunu ve Query penceresinin özelliklerini detaylı olarak incelemiştik. İstenen özelliklere sahip bir Query hazırlandıktan sonra saklanarak, gereken zamanda çağrılıp aynen kullanılır ya da istenen değişiklikler yapılarak çalıştırılır. Query dosyasını kaydetme (save) ve yükleme (load) seçenekleri, Process menünün Query seçeneğinin Edit dışındaki diğer iki kalemidir.

QUERYLOAD: Hazırlanıp kaydedilen bir Query'yi gerektiğinde kullanmak üzere disketten veya harddisk'ten yüklemek için kullanılır. Seçenek işaretlendiğinde, ekrana disketteki query dosyalarını listeleyen bir dosya diyalog penceresi açılır. İstenen query dosyası buradan seçilerek yüklenir. Bir query dosyası yüklendiğinde, query içinde kullanılan dosyaların tamamı açılır ve editlemede kullandığımız query edit penceresi, yapılan ayarlamaları ile ekrana yerleşir. OK kutusu kliklenerek query çalıştırılır ve sonuçlar ekrana alınabilir. Yüklenen query dosyası üzerinde istenen değişiklikler ve gereken eklemeler yapılabilir.

QUERYSAVE: Hazırlanan query setini bir dosya olarak kaydetmek için kullanılan seçenektir. Tıpkı Query Load seçeneğinde olduğu gibi, bu seçenekle de disketteki query dosyalarını listeleyen Save Query etiketli bir dosya diyalog penceresi açılır. Yeni hazırlanan query dosyasına yeni isim verilecekse doğrudan isim kutusuna yazılarak o an içinde bulunulan directory içine kaydedilir. Yüklenen bir query dosyası değiştirildikten sonra aynı isimle kaydedilecekse, listeden dosyanın ismi kliklenerek isim kutusuna alındıktan sonra OK düğmesi işaretlenir. Query dosyasına, query setinin yanı sıra query'de belirtilen database dosyalarının aynısı da saklanır. İşte bu sebeple query dosyası yüklendiğinde, ilişkili tüm dosyalar açılır.

PROCESS REMOVE: Bu seçenek, o an açık olan dosyadan belli koşula uyan bir kayıt setini ya da tüm kayıtları silmek için kullanılır. Atılacak kayıtları seçmek için koşulları belirleyebileceğiniz bir filtre kullanır. Dosyadan sadece bir tek kayıt silinecekse, Record menüdeki Remove seçeneği kullanılır. Yani Process Remove, dosyadan birden fazla kayıt silineceği zaman kullanılmalıdır.

Process menüden Remove seçildiğinde, "Remove Records Filter" penceresi açılır. Bu pencere normal filtre diyalog penceresinin aynısıdır ve bu pencerenin tüm bölümlerine sahiptir, aynı şekilde kullanılır. Yani dosyadaki kayıtlardan silinecek olanların seçimi için kullanılacak olan filtreleme koşulu, bu pencerede belirtilir. Alan isimlerinin listelendiği panelden filtreleme için kullanılacak olan alan seçilir.

kullanılacak işlemci işaretlenir veya yeni bir alan ismi seçilir ya da değer kutusu kullanılarak koşul tamamlanır. Mesela stok dosyasında miktarı 0 olan ya da aboneler dosyasında aboneliği bitmiş olan kayıtların tamamını silmek isteyebilirsiniz.

İsterseniz Remove seçeneğinin kullanımını adresleri tuttuğumuz bir database dosyası üzerinde anlatalım.

Seçeneğin kullanılabilmesi için her şeyden önce ADRESLER dosyasının açık olması gerektiğini belirtmemize gerek var mı? Evet ... Dosya açıkken Process Remove seçeneğini işaretlediğinizde, filtreleme penceresi ekrana yerleşir, isterseniz önce bir filtre koşulu verelim ve bu koşula uyan kayıtları silelim.

BELLİ BİR KOŞULA UYAN KA-

Diyelim ki, ADRESLER dosyasında bulunan ŞEHİR bilgisi "ADANA" olan tüm kayıtları dosyadan atmak istiyoruz. Bunun için filtreleme penceresindeki alan isimleri panelinden ŞEHİR seçilerek ana komut kutusuna kopyalanır. Sonra da işlemcilerin bulunduğu kısımdan text alanları benzerliğinde kullanılan LIKE operatörü seçilir ve Value olarak etiketlenmiş olan değer kutusuna ADANA yazılarak RETURN tuşuna basılır. Tüm bu işlemleri aynen yaptığınızda komut satırı aşağıdaki şekilde görüntülenecektir.

ŞEHİR LIKE "ADANA"

Koşulunuzu doğru olarak yazdıktan sonra OK düğmesini kliklediğinizde, Superbase önce filtre koşulunuzun doğru olup olmadığını kontrol eder. Koşul doğruysa kayıtların silineceğini belirten bir uyarı mesajı verir ve ikinci kez onaylarsanız, koşula uyan kayıtların hepsini siler. Kayıtları silmekten vazgeçerseniz, uyarı penceresinde OK yerine Cancel kutusunu kliklemelisiniz.

DOSYADAKİ TÜM KAYITLARIN SİLİNMESİ:

Dosyadaki kayıtların tamamını silmek isterseniz, filtreleme penceresinde herhangi bir koşul belirtmemeniz yeterlidir. Koşul belirtme dışında tüm adımlar aynıdır:

. Process menüden Remove seçilir. . Remove Records Filter görüntülendiğinde OK seçilir. . Uyarı penceresinde OK kliklenir.

Bu kez Superbase dosyadaki tüm kayıtları siler.

PROCESS IMPORT: Process menünün dördüncü seçeneği olan IMPORT, disketteki bir ASCII dosyadan verileri okuyarak bir Superbase database dosyası içinde yeni kayıtlar yaratır. Diskette bir hesap tablosunda ya da başka bir programla üretilmiş ASCII datalar içeren dosyalarınız varsa, bunları Superbase içine verilen database yönetim üstünlükleri ile yükleyebilirsiniz. Aynı şekilde bir Superbase dosyasından aynı menüdeki EXPORT seçeneği ile üretilmiş bir ASCII dosyayı da bir başka Superbase dosyasına IMPORT etmeniz de mümkün.

Import ve Export işlemleri için ASCII dosyadaki data kalemleri bilgi sonunun anlaşılabilmesi için özel karakterler ile ayrılmalıdırlar. Aynı şekilde kayıtları ayırabilmek için de özel karakterler kullanılır. Superbase içinde bilgileri ayırıcı karakter olarak virgül, kayıtları ayırıcı karakter olarak ise RETURN tanımlıdır. Ayırıcı karakterleri değiştirmek için, Set Options seçeneği kullanılır.

Bir Superbase dosyasından bir diğerine doğrudan data import edilemez. Bunu yapmak isterseniz, yeni bir dosyaya data çıkışı için QUERY fonksiyonunu kullanmalısınız.

Import, ASCII dosyadaki hangi kayıtların Superbase dosyasına kabul edileceğini tespit etmek için bir filtre kullanır. Import'tan önce istediğiniz alan setini açarsanız, her kayıttaki alan seti ile sınırlı datayı import edebilirsiniz.

Superbase'in import ve export özelliklerini önce teorik olarak inceleyecek, sonra da yine örneklerle yerleştirmeye çalışacağız.

PROCESS IMPORT

KULLANIMI: Process menüden import seçildiğinde, Superbase import filter diyalog penceresini görüntüler. Bu pencere de aynen normal filtreleme pencereleri gibi kullanılır. Pencerede filtre komut satırını oluşturup OK'i kliklediğinizde, import dosyasının adını soran bir başka pencere açılır. Dosya ismi girilip onaylandığında, datalar bu isimle kayıtlı ASCII dosyadan import edilir.

Import filtre penceresinin diğer pencerelerden farklı olarak birçok ekstra önemi vardır:

* Import işlemi sadece o anki dosya içine yapılır.

* Import edilecek bilgilerin alan tanımları doğru tiplerde olmalıdır: nümerik datalar nümerik alanlara, tarih bilgileri tarih alanlarına vb.

* Required özelliği verilmiş bir alana bir boşluk saklamak istediğinizde, Superbase bir hata sinyali verecektir. Gerekirse bu özelliği Project Edit ile kaldırabilirsiniz.

* Validation kontrolü import ile yaratılan kayıtlardaki tüm alanlarda yapılabilir. Bu özelliği de Project Edit ile kaldırabilirsiniz.

PROCESS EXPORT: Process menüsünün bu fonksiyonu da bir Superbase dosyasındaki seçilen alan ve kayıtların datalarını disketteki bir dosyaya ASCII olarak kopyalayarak bir dosya yaratır.

ASCII olarak yaratılan bu dosyadaki bilgiler ASCII dosya kullanan diğer programlar tarafından kullanılabileceği gibi, bir başka database dosyası içine import edilebilir. Export işlemi için de Set Options seçeneği ile kendi alanlarınız ve kayıtlarınız için ayırıcı karakter seçimi yapabilir, export alanlarının çevresine tırnak işareti koymasını söyleyebilirsiniz. Tırnak işaretleri ile ayırmak, özellikle datalar içerisinde ayırıcı karakterler kullanılıyorsa (örneğin, adresler, tarihler ve sayılar virgül içerebilir) gerekir.

Bir Superbase dosyasından diğerine doğrudan export işlemi yapılamaz. Bunu yapmak isterseniz, Query fonksiyonunu kullanmalısınız. Export bir tek dosya ile çalışabildiği için, birden fazla dosyadan data export edecekseniz, önce bu dosyaları Query ile yeni bir dosyada birleştirmelisiniz.

Export da hangi kayıtların Superbase'den ASCII bir dosyaya transfer edileceğini tespit etmek için bir filtre kullanır.

PROCESS EXPORT

KULLANIMI: Process menüden Export seçildiğinde Superbase Export Filter diyalog penceresini görüntüler. Bu filtre penceresinde de filtre oluşturmak normal filtre penceresinde olduğu gibidir. İstenen filtre komut satırında oluşturulduktan sonra OK düğmesi kliklendiğinde, Superbase Export File Name diyalog penceresini görüntüleyerek dataların export edileceği ASCII dosyanın ismini sorar. Burada verilen dosya isminin sonuna ".exp" uzantısı eklenerek diskete kaydedilir.

Superbase, bu işlemden sonra dosyadaki kayıtlardan filtreye uyan kayıtları bularak ASCII dosyaya aktarma işlemlerine başlar.

BİRAZ DA PRATİK YAPALIM! Şimdi isterseniz örnek bir ADRESLER dosyamız olduğunu varsayacak ve bu dosyadan bazı bilgiler export edeceğimiz yeni bir dosya yaratıp import ve export işlemlerini bu dosya üzerinde gerçekleştireceğiz. Bu işlemleri sırayla yapalım.

Varolan ADRESLER dosyamızdaki kayıt alanlarının dökümü ve uzunluklarının aşağıdaki şekilde olduğunu varsayıyoruz:

NO 10 ADI 15 SOYADI 15 CİNSİYETİ 10 ADRESİ 30 ADRES2 30 ŞEHİR 20 TELEFON 10 KOD 10

Dosyanın index alanları: NO. SOYADI ve ŞEHİR.

İşte içinden data okuyarak ASCII dosyaya kaydedeceğimiz database dosyasının alanları ve uzunlukları bunlar. Bu dosyadan istediğimiz alanları, istersek koşul da koyarak ASCII olarak bir dosyaya kaydedeceğiz. Sonra da uygun alan tanımlamaları ile hazırlayacağımız yeni bir Superbase dosyası içine bu dataları import edeceğiz.

YENİ DOSYA YARATMAK: Yeni yaratacağımız dosyanın adı, YENİ-ADRESLER. Project menüden New File seçeneği ile dosya adı girilerek dosya tanımla-

Export edilen data alanının yeni dosya içinde gireceği alan ile özellikleri ve uzunluğu açısından uyumlu olması gerektiğini unutmayın. Aksi takdirde data tipi uyumsuzluğu hatası ile karşılaşabilirsiniz. Alan uzunluklarında ise yeni dosyada alanın daha uzun olması tercih edilmelidir, zira datalar transfer edildiği alandan daha uzunsa, bir hata mesajı ile uyarılırsınız ve devam komutu verirseniz bilgi alan uzunluğuna uygun olarak kesilir.

Alanların tamamını text olarak tanımlayın ye SOYA-DI alanı ile ŞEHİR alanını index alanları olarak seçin. Gereken tüm tanımlamaları yapıp kaydettiğimizde, datalan içine Import edeceğimiz dosya da hazır olacak.

ADRESLER DOSYA-

SINDAN EXPORT

İŞLEMİ: Export işleminin yapılacağı ADRESLER dosyası, Project menüden Öpen File seçeneği ile açılır. Dosyadan Export edilecek bilgi alanlan Project Öpen Fields seçeneği ile açık bırakılın

ADI 
SOYADI 
ADRESİ 
ADRES2 
ŞEHİR 
KOD

Dikkat ederseniz, burada açık bıraktığımız alanlar hazırladığımız yeni dosyanın alanları. Bu arada alan isimlerinin aynı olması gerekmediğini hatırlatalım.

Arak Process menüden Export seceneğiyle çıkan Export filtresinde istediğiniz koşulu girebilirsiniz. Filtre penceresinde herhangi bir koşul belirtmezseniz, tüm kayıtlar export işlemine dahil olacaktır.

Diyelim ki SOYADI. Adan G'ye kadar olan harflerle başlayan kayıtlan filtreleyerek export etmek istiyoruz. Bu koşulu belirtmek için, önce alan isimleri panelinden SOYADI kliklenerek ana komut sanrına aktarılır, sonra LDCE işlemcisi seçilir ve değer kutusuna "[A-G]*" yazılır. Siz yazarken tırak işaretlerini koymuyorsunuz tabu. Tüm işlemleri doğru olarak yaptıysanız, komut satırında:

SOYADI LIKE "[A-G]*"

koşulu okunur. Bu filtrenin anlamı, Soyadı A, malarını yapmaya başlayın. Dosya tanımlama penceresinde, alan isimleri ve uzunluklarını aşağıdaki şekilde tanımlayın:

B, C, D, E, F ve G harfleri ile başlayan tüm kayıtların export edileceğidir. Filtre penceresini OK'lerseniz, export data tipini belirleyebileceğiniz Export Fde Type penceresi açılır. Bu pencerede, export işleminden sonra yaratılacak ASCTJ dosya datalarının hangi program tarafından okunacağını belirtebilirsiniz. Şu anda burada yaratacağımız dosya yine bir Superbase dosyasına aktaracağına göre, herhangi bir değişiklik yapmanız gerekmiyor. OK düğmesini seçerek pencereyi onaylarsanız, ekrana sizden dosya için isim isteyen bir başka pencere açılır. Pencerede dosya isimlerinin listelendiği panelin alandaki isim kutusuna dosyaya vermek istediğiniz ismi yazarak RETURN'e basın ve export işlemini başlatın. Biz dosyaya "Geçiş" ismini verdik. İsim verme işlemi de tamamlanınca, Superbase dataları verilen isimli ASCH dosyaya kopyalamaya başlar.

Dataların ASCII dosyaya nasıl kopyalandığını görmek isterseniz, System menüden List kalemini seçerek, çıkan dosya isimleri listesin den Geçiş dosyasını (ya da başka isim verdiyseniz, o dosyayı) seçmelisiniz. Bu işlemi yaptığınızda, kayıt bilgileri verdiğiniz alan sıralamasına uygun olarak virgülle ayrılmış halde ve her kayıt bir satır olmak üzere listelenecektir. Soyadı alanı datalarının A-G sınırında olduğunu göreceksiniz.

ASCII DOSYA DATALARINI YENİ

DOSYAMIZA IMPORT

EDELİM: Evet.. Import işlemi için gereken ASCII dosyamız hazır. Import işlemini başlatabilmek için önce, dataları yerleştireceğimiz yeni Superbase dosyamız olan YENI-ADRESLER dosyamızı açacağız. Project Öpen File ile dosya seçimini yaparak açtıktan sonra da Process Import'u seçeceğiz. Import işlemini yapılmadan önce, gereken kayıt alanlarının ASCII dosyadaki sırasına uygun olarak açık olmasına dikkat etmelisiniz. Alan uyumluluğu sağlanmazsa, datalar normal sırasında geçirileceğinden anlamsız sıralamalar ortaya çıkabilir. Gereken tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, Process menüden Import seçildiğinde,

Export'ta olduğu gibi dosya tipinin belirleneceği pencereden sonra, yine koşul belirtebileceğiniz Import filtresi açılır ve koşul tanımlamanızı bekler. Herhangi bir koşul belirtmezseniz, ASCII dosyadaki tüm bilgiler YENİ-ADRESLER dosyasındaki kayıtlara aktarılır. Filtre penceresinde koşul verilirse, Import işlemi sadece bu koşula uyan kayıtlar için yapılır. Diyelim ki, SOYADI bu kez A-D sınırındaki kayıtları yeni dosyaya transfer edeceğiz. Koşulumuzu komut satırında oluşturalım:

SOYADI LIKE "[A-D]*"

Böylece; SOYADI alanı bilgisi A, B, C ve D harfleri ile başlayan kayıtlar yeni dosyaya import edilecektir. Yeni dosyada tanımlanan alanların tipi ve uzunluğu ile uyumsuzluk yoksa import işlemi sorunsuz olarak gerçekleşecek ve bilgiler yeni dosyada ait oldukları alanlar karşısına yerleşeceklerdir. Tanımlamalarda uyumsuzluk nedeni ile hata mesajları alabilirsiniz. Bu nedenle alan tiplerinin hepsini text olarak tanımladık. Yeni dosyada alan uzunlukları bilgi uzunluklarından daha kısa ise, yine bir hata mesajı ile uyarılırsınız, ancak kesmeyip OK de devam komutu verirseniz datanın alana sığan kısmı yazılır, kalanı atılır. Bu tür hata mesajları aldığınızda, Project Edit bölümünden dosyanın kayıt alanlarını düzeltmeli ve import işlemini yeniden yapmalısınız.

PROCESS PRINT:

Bu seçenek, bulunduğunuz dosyadan çabuk ve kolay bir biçimde printer çıkışı almak için kullanılır. Fonksiyon, dosyanın açık alanlarındaki bilgileri Table View formatında basar ve standart filtre kullanır.

PROCESS PRINT KULLANIMI: Process menüden Print opsiyonu seçildiğinde, Superbase Print Filter penceresini görüntüler. Bu filtre penceresi de normal filtre penceresi gibi kullanılır. Filtre koşulu, komut satırında oluşturulup OK kutusu kliklendiğinde, kayıtlar filtreye uygun olarak printer'dan alınabilir. Çıkışta, alan isimleri her sayfada kolon başlıkları olarak verilir ve bir satır boşluktan sonra bilgiler altında listelenir.

import yaparak oluşturduğumuz YENİ-ADRESLER dosyasını bu seçeneği kullanarak printer çıkışını alın. Söylenecek fazla bir şey olmadığını göreceksiniz.

Bu aylık Superbase dersimiz bu kadar. Gelecek sayıda Process menüdeki yine çok yararlı bir fonksiyon olan Mail Merge seçeneğini inceleyeceğiz. Hoşçakalın...

ALAN İSMİ 
UZUNLUK 
ADI 
20 
SOYADI 
20 
ADRESİ 
30 
ADRES2 
30 
ŞEHİR 
20 
KOD 
10